Leverancierbeoordeling (2/3) - Bemensing, criteria en momenten

Beoordelaars

Iedere organisatie koopt op zijn eigen wijze in en heeft zijn eigen specifieke leveranciers. Hierdoor is het lastig om aan te geven wie de beoordelingen in je organisatie zou moeten uitvoeren. Door te kijken naar de betrokkenen in de organisatie vanuit meerdere perspectieven, kun je je wellicht een beter beeld vormen wie in jouw beoordelingsteam hoort te zitten.

Direct betrokkenen

De vuistregel die voor alle soorten organisaties geldt, is dat de medewerkers die het meest te maken hebben met je leveranciers, betrokken zouden moeten worden bij de beoordeling daarvan. Zij hebben immers het meeste profijt van de goede kwaliteit die leveranciers leveren en het meeste last van de issues die door hen worden veroorzaakt. Deze mensen kunnen voorkomen in alle geledingen van je organisatie, van magazijnmedewerkers tot specialisten en van beheerders tot aan verkopers. In kleinere organisaties zul je zien dat meestal de directeur degene is die inkoopt of in ieder geval (grotere) aankopen accordeert.

Meerdere perspectieven

Een andere vaak gehanteerde vuistregel is dat je beoordelingen het beste door meer dan 1 persoon, vanuit verschillende perspectieven, kunt laten uitvoeren. Koppel de magazijnmedewerker uit het voorbeeld hierboven aan degene die de inkopen doet, of je systeembeheerder aan de kerngebruiker.

Grotere organisaties zullen vaak een aparte inkoopafdeling hebben, ook wel Procurement genoemd. Dit soort afdelingen worden betrokken bij het selecteren en beheren van leveranciers. Ook voeren zij onderhandelingen en sluiten (mede) contracten af. Het is logisch om Inkoop ook een plaats te geven in je beoordelingsteam, en ook hier degene die het meest met je te beoordelen leverancier heeft te maken.

Toetsingscriteria

Nu je je team hebt samengesteld en een beoordelingsdatum hebt gezet, wil je natuurlijk ook graag bepalen aan welke criteria je leveranciers moeten voldoen. En wel zo objectief als mogelijk is, want anders kun je de resultaten niet goed vergelijken. In dit stuk geven we een aantal suggesties voor toetsingscriteria.

Per criterium leg je vast hoe de leverancier scoort:

• Onvoldoende - voldoet niet aan de verwachting
• Voldoende - voldoet aan de verwachting
• Uitstekend - overtreft de verwachting

Prijs

Als eerste kun je natuurlijk kijken naar wat je jaarlijks moet betalen voor de afgenomen goederen of diensten, zeker als je die afneemt bij verschillende leveranciers die met elkaar concurreren. Alhoewel je niet altijd 1 op 1 kunt vergelijken, door nuances in wat er geleverd wordt, is het wel zo dat je zicht hebt op de verschillen.

Door prijs als criterium te kiezen, heb je in ieder geval een startpunt. Door de hierboven genoemde nuances is het niet aan te raden om prijs als enige criterium te kiezen.

Kwaliteit

Omdat je eerder al bepaald hebt dat je je te beoordelen leveranciers selecteert op basis van de invloed die zij hebben op de kwaliteit van de goederen/diensten van jouw organisatie, is het logisch om 'kwaliteit diensten/producten' hierin terug te laten komen. Er zijn hele boeken geschreven over het onderwerp kwaliteit en als je dat zou willen, kun je hierop afstuderen. Het is zaak dat je zo kwantificeerbaar en objectief mogelijk specificeert wat jullie organisatie verstaat onder kwaliteit. Denk hier onder meer aan het aantal retouren dat jullie jaarlijks hebben moeten doen, het aantal geregistreerde klachten intern en extern (Google is your friend), het al dan niet gecertificeerd zijn van een leverancier (en is dat nog steeds zo? check dit!) etc.

Serviceniveau

Het is een utopie te denken dat er nooit te nimmer iets misgaat met een leverancier. Maar als het goed is, wordt dit netjes door de leverancier opgelost. Laat je beoordelingsteam bepalen of het serviceniveau voldoet aan de verwachtingen en laat ze dat motiveren met voorbeelden.

Houden aan afspraken en planning

Een ander, objectief te meten criterium kan zijn dat je in kaart brengt of een leverancier zich houdt aan de afspraken die jullie, als het goed is, vastgelegd hebben. Dus leveren ze op tijd, geven ze ruim van tevoren aan als iets niet lukt en kloppen de afgesproken planningen?

Informatiebeveiliging en privacy

Sinds 2018 is de AVG actief in de EU. Dit heeft in geleid tot een complexere relatie tussen leveranciers en hun klanten, omdat er veelal met persoonsgegevens wordt gewerkt. Er is een grotere druk komen te liggen op de onderliggende afspraken over hoe hiermee om te gaan, vastgelegd in wettelijk verplichte verwerkersovereenkomsten of algemene voorwaarden. Een check hierop hoort daarom bij uitstek in een leveranciersbeoordeling.

Daarbij zul je willen dat je leverancier de beveiliging van zijn IT op orde heeft. Voor je het weet liggen er door een hack de financiële cijfers van jouw organisatie ergens op straat of heeft een leverancier persoonsgegevens gelekt. Neem dit onderwerp dus op in je leveranciersbeoordeling en denk hier aan vragen over het aantal IT-incidenten dat de leverancier heeft gehad, zijn certificatie (bijvoorbeeld ISO 27001), zijn genomen beveiligingsmaatregelen of een mogelijke service level overeenkomst (bij leveranciers van software of cloudoplossingen).

Toetsingsmomenten

In het eerste stuk hebben we het gehad over de planning van je leveranciersbeoordelingen. Je kunt kiezen om deze over het jaar te spreiden of ze te concentreren in een bepaalde periode. Wat hierbij ook belangrijk is, is op welke momenten je wilt gaan beoordelen. We onderkennen hierin initieel (nieuw), na levering dienst/product en steekproef.

Initieel - nieuwe leverancier

Wellicht is dit onderdeel van je leverancierselectie, en dan kun je dit overslaan. Maar als dat niet zo is en er komt een nieuwe leverancier binnen, zou je op basis van (een subset van) bovengenoemde criteria kunnen bepalen of deze geschikt voor je is.

Per gekozen criterium baseert je beoordelingteam hun oordeel op bronnen als:

• Offerte leverancier
• Website leverancier
• Gesprek met leverancier
• Referenties
• Zoekmachine
• Externe beoordelingssites
• KvK
• BKR
• Kredietbeoordelaar
• Surseance- en faillissementsregister

Bij grotere organisaties zal Inkoop dit al gedaan hebben en kun je de gegevens opvragen.

Tussentijds - Na levering product/dienst

Het kan zijn dat een reguliere leverancier een grote, voor jullie belangrijke opdracht uitvoert. Misschien wel voor het eerst. In dit soort gevallen kun je ervoor kiezen om achteraf, op basis van de reguliere beoordelingscriteria, te beoordelen of de leverancier heeft voldaan.

In je leveranciersbeoordelingsprocedure zou je dit soort situaties een vaste plaats kunnen geven door projecten of bestedingen boven een bepaalde waarde altijd te laten beoordelen.

Steekproef

Dit komt overeen met wat er in het eerste stuk is beschreven. Op basis van het selecteren, kwalificeren en kwantificeren van je leveranciers stel je een jaarplanning op voor te beoordelen leveranciers.

Nawoord

We zijn ondertussen een heel stuk op weg met het inrichten van een beoordelingsproces voor leveranciers. Je weet wie je gaat beoordelen, wie dat wanneer gaat doen en wat je gaat vragen. Maar wat doe je dan met de resultaten? In het volgende stuk gaan we hier uitgebreid op in.