Leverancierbeoordeling (1/3) - Selecteren en plannen

Uitdaging

Als je in een kleine organisatie werkt, is het aantal leveranciers vaak te overzien. Het kost je waarschijnlijk niet een al te grote inspanning om elk jaar met je leveranciers om tafel te zitten en een beoordeling te doen. Is de organisatie groter, dan is de uitdaging vaak ook groter. Zit je met tientallen of honderden leveranciers, dan is het ondoenlijk om deze jaarlijks te beoordelen zonder dat je een groot beslag doet op de tijd van de mensen die zich met inkoop bezighouden. Je hebt dan een manier nodig om het kaf van het koren te scheiden.

Kwaliteit

Een methode die we regelmatig in het veld tegenkomen, is dat je je leveranciers indeelt op de invloed die zij hebben op de kwaliteit van je producten en/of diensten. Is dat weinig of niet, dan krijgt een leverancier de kwalificatie L(aag). Is dat redelijk, dan krijgt deze de kwalificatie M(edium) en wordt de kwaliteit in hoge mate beïnvloed door een leverancier, dan krijgt deze de kwalificatie H(oog). Je kunt dan per kwalificatie bepalen welke aandacht leveranciers dan krijgen: L is bijvoorbeeld niet of maximaal 1x per 2 jaar, M is elk jaar en H is minstens 1x per jaar.

Heeft jouw organisatie zodanig veel leveranciers dat een kwalificatie per leverancier ondoenlijk is, dan zou je kunnen overwegen om leveranciersgroepen te definiëren die je vervolgens op invloed op kwaliteit onderverdeelt. Je hoeft vaak het wiel niet opnieuw uit te vinden omdat deze onderverdeling al gedaan bij bijvoorbeeld Inkoop/Procurement of de afdeling waar de boekhouding wordt gedaan. In een groot aantal gevallen kun je je leveranciersgroepen beperkt houden tot een tiental of iets meer.

Spend

Een tweede, meer kwantificeerbare factor die je kunt laten meewegen in de selectie van leveranciers die beoordeeld moeten worden, is het jaarlijkse bedrag aan inkopen die je organisatie bij een leverancier doet. De zogenaamde Spend. Is dat een behoorlijk percentage van de totale inkopen, dan is een leverancier waarschijnlijk een kandidaat voor beoordeling. Is dat maar een beetje, dan staat een leverancier lager op de lijst.

In het verlengde daarvan zou je ook kunnen kijken naar het aantal transacties die je organisatie met een leverancier heeft gedaan. Veel is potentiële kandidaat, weinig is misschien later een keertje.

Lijst te beoordelen leveranciers

Op basis van de kwalificatie die we hierboven hebben beschreven, zou je kunnen beginnen met het opzetten van een beoordelingslijst. Op de verticale as zet je je leveranciers of je leveranciersgroepen. Op de horizontale as zet je je kwalificaties, je inkoopvolume en je transacties. Dit kan er dan zo uitzien:

Op basis hiervan kun je snel identificeren welke leverancier je wanneer moet beoordelen.

Lijst te beoordelen leveranciersgroepen

Als je werkt met leveranciersgroepen, dan kan het overzicht er zo uitzien:

Uiteraard kun je dit overzicht verfijnen, bijvoorbeeld als je een brede scope hebt en er organisatieonderdelen zijn waar de invloed van de leverancier op de kwaliteit daarvan kan verschillen. Bijvoorbeeld de leveranciers van opleidingen hebben veel invloed op de kwaliteit van ons kantoor (H) en een gemiddelde invloed (M) op onze filialen.

Planning

Je kunt je leveranciersbeoordelingen over het hele jaar plannen of juist in een specifieke periode. Het voordeel van een planning over een heel jaar is dat je een continue flow aan beoordelingen hebt waarbij de benodigde resources evenwichtig worden belast, bijvoorbeeld door roulatie ('jij draait om de 3 maanden een aantal sessies mee'). Beoordelen gaat dan makkelijk in het DNA van de organisatie zitten door het regelmatig repeterende karakter daarvan.

Uiteraard kun je er ook voor kiezen om eens per jaar een periode te reserveren voor je leveranciersbeoordelingen. Bijvoorbeeld ergens in het vierde kwartaal, als contracten kunnen aflopen en je een goed beeld hebt wat de leverancier dat jaar heeft gepresteerd. Of juist in het begin van het jaar, als het misschien wat rustiger is en je voldoende tijd hebt om de prestaties van je leveranciers goed te beoordelen. Op deze manier kan de inzet van de resources die nodig zijn worden geconcentreerd en optimaal, wellicht efficiënter, worden gepland.

Tenslotte

Met het selecteren, kwalificeren en kwantificeren van je leveranciers en het vervolgens plannen van je beoordelingen heb je een belangrijke stap gezet in je beoordelingsproces. In het volgende deel gaan we in op wie deze beoordeling kan uitvoeren, op basis van welke criteria en welke toetsingsmomenten er kunnen zijn.